2ª geração na empresa e com dificuldades

[Gustavo Heleno]

Olá, pessoal!

Sou o Gustavo, de São Francisco do Sul/SC, e atualmente estou à frente da empresa fundada pelo meu pai em 1990, a Exportadora São Francisco.

Atuamos como Ship Chandler, fornecendo mercadorias para uso e consumo a bordo de navios. Hoje, cerca de 80% do nosso faturamento vem de alimentos e o restante de materiais técnicos.

Desde 2019, conseguimos crescer aproximadamente 3,5x em faturamento. No entanto, esse crescimento veio acompanhado de desafios importantes, principalmente na organização de processos e gestão do fluxo de caixa.

Hoje, enfrentamos um descasamento relevante entre prazos: nosso prazo médio de pagamento (PMP) é de cerca de 20 dias, enquanto o prazo médio de recebimento (PMR) está entre 70 e 80 dias. Além disso, o setor tem como característica atrasos frequentes, e atualmente temos cerca de 50% da carteira a receber em atraso (quando o normal histórico seria algo próximo de 30%).

Outro ponto crítico é que o mercado é extremamente sensível a preço, com pouca valorização de diferenciais operacionais. Isso nos força a buscar reduções constantes de custo, enquanto concorrentes (muitas vezes ex-funcionários) operam com estruturas mais enxutas ou práticas questionáveis para ganhar competitividade.

Internamente, também enfrentamos desafios operacionais. Estamos em uma cidade pequena, com limitação de mão de obra qualificada, o que gera alta rotatividade e dificuldades na padronização de processos. Isso acaba resultando em perdas financeiras evitáveis, como compras emergenciais mais caras, vencimento de produtos, erros de separação e falhas de entrega, impactando diretamente nossa margem e a experiência do cliente.

Recentemente, tivemos também um impacto relevante no caixa devido a uma parceria cujo pagamento ainda não foi realizado, agravando ainda mais nossa situação financeira. Já acionamos o nosso parceiro jurídico para tentar recuperar os recursos, mas estamos falando de 30% do faturamento mensal preso nesse pagamento, infelizmente, a empresa não tinha caixa suficiente para minimizar os danos na nossa operação. 

Diante disso, precisarmos recorrer a aportes pessoais dos sócios, que ainda não conseguimos recompor. Basicamente todo os recursos investidos ao longo dos anos foram resgatados para repassar para a empresa, dentro da operação minha mãe e irmã estão participando, mas meu pai já está fora do dia a dia da empresa. Sinto que estou piorando a vida da minha família por conta da ambição que tive ao tentar crescer a empresa. 

Estamos em processo de busca e implantação de um novo ERP, com foco em melhorar controle de estoque, compras e gestão operacional, pois hoje sentimos claramente o impacto disso no CMV, especialmente pela necessidade de compras emergenciais mais caras para não comprometer o atendimento aos navios. Ao mesmo tempo que entendemos não ser o momento de realizar um investimento, também vemos retrabalho, erros e desgastes acontecendo por termos um ERP que não atende as nossas necessidades, principalmente na parte financeira. Infelizmente, a equipe técnica não está trabalhando para resolver problemas persistente e com grande impacto na operação, já tivemos muitos atritos com a direção da empresa que utilizamos pela entrega ter sido diferente do combinado. 

Confesso que, em alguns momentos, me sinto perdido sobre qual o melhor caminho a seguir.

Compartilho aqui tanto como um desabafo, quanto na esperança de trocar experiências com quem já passou por situações semelhantes e também aberto a conexões com possíveis parceiros, fornecedores ou soluções que possam contribuir nesse momento.

~não sou de compartilhar muito da minha vida e meus problemas, principalmente, na internet, mas sinto que preciso conversar e tentar organizar os pensamentos para decidir os próximos passos~

[Gabriel Santos Magalhães]

Procura-se ERP que não seja um casamento às cegas. 

Aqui também em empresa familiar, na troca do último quase que parte a família ao meio, uns não querem mudar o que já está funcionando, a gente vê o número de falhas e a falta de informação, da todo o desgaste e ai depois de sobreviver a mudança vê o novo ERP também tem alguns problemas gritantes, e o prazo médio de correção de erros críticos é de 6 meses, se rápido.

Tento pensar em um modelo melhor pra selecionar ERP, mas é desafiador por que há tantos problemas que só encontramos no dia-a-dia e isso depois de aprender todas funcionalidades, quais as regras de comportamento etc, porém é difícil entender isso ao tentar conversar com quem está tentando te vender o ERP, e tudo o ERP faz só que não da pra testar antes da implatação, e realmente sem a base de dados e o fiscal tudo roda lio e perfeito.

No mês passado fizemos um "processo seletivo" pra troca do sistema de gestão de ponto, deu certo porém são várias reuniões com empresas diferentes e depois de fechar continua o assédio quase que diário de todas com quem não fechamos, alguns bem agressivos, como se abaixar o preço fosse tudo, ou sei lá se estivessem perdido o tempo deles por ter marcado reunião e não fechado.

Há uma dificuldade também que o pessoal também tem o tabu de não citar, ou mesmo de evitar citar nomes das empresas que deram certo ou errado pra elas, mas isso é só uma impressão.

[Isadora Zenere Marcon]

Acho que o abraço amigo conta hehe, me chamo Isadora e falo de Fraiburgo - SC, também temos uma empresa familiar, e sobre ERP, tem muita coisa ruim no mercado, mas com time de vendas bom.

Temos uma distribuidora, estamos enfrentando dificuldades financeiras também, e eu também fui ambiciosa ao tentar crescer nosso negócio, mas eu gerei um grande endividamento sem olhar os riscos externos existentes, e aconteceram vários riscos depois do investimento. 

Mas sobre ERP, o que o Gabriel mencionou acima sobre fazer um processo seletivo é bem legal, não sei se vc tem colegas do mesmo setor que vocês, mas prospectar sistemas através deles tende a ser menos parcial, seu colega geralmente não vai vender o sistema pra você kkk. No estágio da faculdade eu fiz esse processo para uma transportadora e eles trocaram de sistema, mas não se adaptaram e vão mudar novamente, eu acho que ainda não existem sistemas tão robustos dentro dos ERPs especializados no setor, e os generalistas (TOTVs) são caros, fazem tudo e não fazem nada.

Me ajuda muito fazer parte do núcleo de jovens empreendedores da associação comercial, pego muitas coisas de colegas de lá, não sei se você já é nucleado, mas é uma coisa legal.

Boa sorte nos negócios, fico a disposição!

 

[José Andrade]

Olá Gustavo, agradeço por compartilhar sua história e desafios. É um cenário complexo, mas sua proatividade em buscar soluções já é um grande passo. Além disso, respondo seu post no intuito tambem de aprender e trazer alguns pontos de vista aos quais considero muito relevantes e pude presenciar na empresa em que trabalho.

Com base no que voce comentou da situação atual, e focando no modelo de pagamento/recebimento passamos por algumas semelhanças. Basicamente "financiamos nossos clientes" e "somos financiados por nossos fornecedores", e sinceramente pra isso funcionar, a balança precisa pesar mais para o lado de ser financiado (não necessariamente busca de credido, mas um olhar para prazo mais longo possivel para pagar e o mais curto possivel para receber. Segue algumas considerações que acredito ser relevante e que até mesmo passamos por isso:

Sobre fluxo de Caixa:

• Renegociação de Prazos com Fornecedores e Clientes:
  • Fornecedores: Negocie prazos de pagamento mais alongados com seus principais fornecedores. Acredito que valha jogar aberto e construir uma parceria solida, explique a situação e o crescimento da empresa, buscando parcerias que compreendam o seu modelo de negócio. Se possível, ofereça pequenos adiantamentos ou garantia de X no tempo Y em troca de prazos maiores - Iss0 costuma funcionar. CUMPRA SEUS COMPROMISSOS, MAS HONRE SUA PALAVRA - e isso é pra soar mais como: Prometa conforme sua capacidade real e jogue aberto com o que esta de fato conseguindo fazer, não tenha medo de voltar e rever o que disse, mas seja realmente um parceiro, se hoje sua empresa sofre com a falta de um recebivel, seu fornecedor tambem pode sofrer com a falta do seu pagamento se um dia voce, por dificuldades, não conseguir pagar.
  • Clientes: Analise a possibilidade de encurtar o prazo de recebimento. Isso pode ser desafiador em um mercado sensível a preço, mas algumas estratégias podem ser:
    • Desconto por Antecipação: Oferecer um pequeno desconto para clientes que pagarem antes do prazo padrão. Isso funciona bem para nós! E por vezes até oferecemos outros meios de pagamento para o cliente, como por meio de cartão de credito - o que nos ajuda no prazo de recebimento - Porem sinceramente nem sempre funciona, as empresas de maquininha costumam ser FDP, tem que analisar bem.
    • Foco em Clientes Pontuais: Priorize e invista mais em clientes com histórico de bom pagamento. E cara, diversifique o seu perfil de clientes, mude a proporção: não se permita ter 80% do faturamento nas mãos de 20% do volume de clientes. Inverta essa logica, tenha o maior numero de faturamento alocado no maior numero de clientes (Espero que isso faça sentido - mas é uma logica muito usada para que não dependamos demais de um cliente - isso pode nos quebrar).
    • Análise de Crédito mais Rigorosa: Aperfeiçoe sua análise de crédito para novos clientes e revise periodicamente a de clientes existentes, minimizando o risco de inadimplência. Seu setor de cobrança e negociação precisa de boas estrategias e por muitas vezes se chegar nesse nivel, mesmo conseguindo vai demorar pra receber tudo, então a melhor estrategia é uma boa analise de credito e "puxar a cordinha quando a coisa fica perigosa. Atrasos constantes, reclamações, historico de dividas com outros fornecedores, tudo vale pra não se enfiar com um cliente FDP que vai te usar pra finaciar a operação dele.
    • Cobrança Ativa e Eficiente: Revise seu processo de cobrança. Contatos proativos antes do vencimento e uma régua de cobrança bem definida podem reduzir os atrasos. E isso aqui, cara, eé um setor que precisa ser resiliente, apoie seu colaborador! Esse é o cara que precisa ser chato por natureza, apoio! Quando reclamarem dele, dê a ele os parabens, ele esta fazendo o trabalho dele.
• Instrumentos de Crédito e Capital de Giro (esse aqui eu bato o pé aqui na empresa pra evitar, precisa justificar muito, mas infelizemente usamos pra sair do desafogo - mas de verdade, não torne isso recorrente):
  • Linhas de Crédito para Capital de Giro: Busque linhas de crédito específicas para capital de giro em bancos. É importante ter clareza sobre suas projeções e garantias - isso pode te comprometer, não recomendo e não busque sem antes ser a ultima cartada pra manter a coisa nos eixos, mas se ja estão pondo mais dinheiro dos socios, pode ser que em algum momento possam considerar.
  • Antecipação de Recebíveis (infelizmente fizemos muito e bato o pé quando voltamos a fazer - fode o fluxo): Avalie a antecipação de recebíveis (duplicatas, cartões, antecipação de boltos (boleto é o que usamos)). Embora tenha custos, pode ser uma alternativa para desafogar o caixa no curto prazo, especialmente em momentos críticos. MAS TENHA CIENCIA DE QUE IMPACTA NO FUTURO E PRECISA COLOVCAR NA CONTA VENDER MAIS NO FUTURO.

 

[José Andrade]

3 horas atrás, Gustavo Heleno disse:

Estamos em uma cidade pequena, com limitação de mão de obra qualificada, o que gera alta rotatividade e dificuldades na padronização de processos.

Agora sobre isso, de verdade, assunto complicado para quase todas as empresas, mas mude seu olhar. Se precisar (mesmo que considere que fazer investimento numa hora como essa é burrice, analise com carinho), busque uma consultoria Lean, 5S, Kaizen, fortaleça a cultura da sua empresa. Acredito até que é onde eu mais considero que poso contribuir. Eu não sei o tamanho da sua empresa hoje e nem a quantidade de colaboradores dos quais voce depende para garantir toda  a operação, mas os meus proximos comentarios podem ser adapatados kkk.

Pode parecer bobagem mas os padrões de organização, clima organizacional, bem estar, beneficios podem fazer muita diferença em todos esses aspectos (LEMBRE-SE: QUEM FAZ A EMPRESA SÃO AS PESSOAS). Tome alguns pontos que aplicamos e tem nos ajudado muito:

Sobre Padronização de Processos e Mão de Obra:

• Documentação e Treinamento:
  • Padronização de Processos: Comece documentando os processos chave da empresa. Crie manuais, checklists e procedimentos claros para cada etapa, desde a compra até a entrega. Isso é fundamental para reduzir erros e dependência de conhecimento individual. Não precisa depender de um software, crie conexão, peça sugestões do colaborador, construa junto. É kanban mesmo, é tornar tudo visual! Quem esta na operação, chão de fabrica, é quem mais é impactado com tudo isso - mas são eles que fazem a sua empresa. E uma dica que dou é a seguinte: o trabalho do colaborador precisa ser intuitivo, visual e replicavel para até mesmo um inexperiente. Comece por setores chaves e especifico, não aplique em tudo. Sua equipe precisa comprar a ideia e você ou o lider direto daquela equipe precisa estar junto nessa. (apoie o lider)
  • Programas de Treinamento Contínuo: Invista em treinamentos regulares para sua equipe, mesmo com a alta rotatividade. Isso não só qualifica a mão de obra, mas também pode aumentar o engajamento e reduzir o turnover. Crie um programa de "onboarding" robusto para novos funcionários.
  • Treinamento Cruzado (Cross-training): Treine sua equipe para desempenhar diferentes funções. Isso cria versatilidade, reduz o impacto da saída de um funcionário e melhora o entendimento do processo como um todo. Valorize sua equipe e pense talvez em planos de carreira - se isso for aplicavel pro tamanho do seu negocio, mas de verdade, pense que as pessoas tambem precisam crescer no mesmo ritmo que o seu negocio. SÃO ELES QUE FAZEM A COISA ACONTECER.
• Tecnologia como Aliada (ERP e Além):
  • Aproveitamento Máximo do ERP: Embora o processo de implantação esteja sendo desafiador, o ERP é crucial para a padronização e controle. Persista na busca por uma solução que realmente atenda às suas necessidades, mesmo que isso signifique reavaliar o fornecedor atual ou buscar alternativas. Um ERP bem implementado pode automatizar tarefas, reduzir erros e fornecer dados valiosos para a tomada de decisões. - NOSSA EXPERIENCIA É PESSIMA NISSO, mas o comentario dos colegas anteriomente vai bem de encontro a isso kkk
  • Ferramentas Simples para o Dia a Dia: Além do ERP, considere ferramentas mais simples para gestão de tarefas, comunicação interna e controle de qualidade. O TAL DO KANBAN meu amigo!
• Retenção de Talentos e Engajamento:
  • Cultura Organizacional: Mesmo em uma cidade pequena, construir uma cultura organizacional positiva pode ser um diferencial. Valorize seus funcionários, ofereça feedback, reconhecimento e oportunidades de crescimento (mesmo que seja em pequenas evoluções de função). É aqui que a maioria das empresas peca e é onde faz toda diferença no quesito ser conhecido na cidade, faça sua empresa ser vista na cidade como um bom lugar para se trabalhar, que estar com voces traz segurança e conforto, são ouvidas e principalmente, são elas que vão te ajudar a crescer a equipe. Indica um conhecido que indica um amigo, vai até ajudra seu processo seletivo pra contratação.
  • Incentivos: Avalie programas de incentivo que possam motivar a equipe e reduzir a rotatividade. Isso pode ser desde bônus por desempenho até benefícios não financeiros. 

Sei que é muita coisa, Gustavo, mas focar nessas frentes – financeiro e operacional – de forma integrada, trará os maiores retornos. É um processo, e cada pequena melhoria fará a diferença. Não se sinta sozinho, muitos empreendedores enfrentam desafios semelhantes. Nossa experiência aqui diz isso e acreditamos estar num bom caminho!

[José Andrade]

Falei demais amigo, perdão kkk espero que faça sentido no que voce procura e precisa.

 

[Gustavo Heleno]

Muito obrigado pessoal!! 

Agradeço a fala de todos, estou analisando tudo que foi falado e conversando com o pessoal aqui para tentarmos aplicar. 
Sobre o ERP, nosso setor tem algumas peculiaridades, que faz a busca ser um pouco mais difícil, das empresas do setor que tenho contato, muitas adaptaram a operação completamente ao ERP (que não acho que seja tão interessante) e outras investiram valores muito maiores do que podemos no momento. Mas seguimos na análise, hoje estamos entre CIGAM e Odoo, estamos fazendo mais algumas reuniões com eles para tomar a decisão. 
Sobre a questão financeira, estamos buscando renegociar com fornecedores, mas infelizmente alguns protestaram algumas cobranças e está dificultando ainda mais o acesso a crédito. 
Sobre pessoas, estamos investindo nas pessoas boas da empresa, mas outras áreas da navegação são mais "charmosas" e pagam melhor, ai acabamos perdendo algumas pessoas nesse sentido. 

Estamos na batalha e sei que no final tudo vai dar certo. 

[Gustavo Heleno]

On 04/05/2026 at 21:10, Isadora Zenere Marcon disse:

Acho que o abraço amigo conta hehe, me chamo Isadora e falo de Fraiburgo - SC, também temos uma empresa familiar, e sobre ERP, tem muita coisa ruim no mercado, mas com time de vendas bom.

Temos uma distribuidora, estamos enfrentando dificuldades financeiras também, e eu também fui ambiciosa ao tentar crescer nosso negócio, mas eu gerei um grande endividamento sem olhar os riscos externos existentes, e aconteceram vários riscos depois do investimento. 

Mas sobre ERP, o que o Gabriel mencionou acima sobre fazer um processo seletivo é bem legal, não sei se vc tem colegas do mesmo setor que vocês, mas prospectar sistemas através deles tende a ser menos parcial, seu colega geralmente não vai vender o sistema pra você kkk. No estágio da faculdade eu fiz esse processo para uma transportadora e eles trocaram de sistema, mas não se adaptaram e vão mudar novamente, eu acho que ainda não existem sistemas tão robustos dentro dos ERPs especializados no setor, e os generalistas (TOTVs) são caros, fazem tudo e não fazem nada.

Me ajuda muito fazer parte do núcleo de jovens empreendedores da associação comercial, pego muitas coisas de colegas de lá, não sei se você já é nucleado, mas é uma coisa legal.

Boa sorte nos negócios, fico a disposição!

 

Dependendo do que for a sua distribuidora e se atender aqui a região, as vezes dá negócio, ein. 😂